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Le Journal

Interview Avec Mohamed Fateh BEL HADJ ALI, Executive Partner de ArchiveYourDocs®

mer..20.01.16

« Aujourd’hui, maîtriser les flux documentaires d’entreprise et dématérialiser ses processus métiers n’est plus un luxe »

 

La dématérialisation de la gestion des documents et des processus est aujourd’hui un besoin on ne peut plus vital pour les entreprises. Elles y trouvent leur compte en gagnant en efficacité, en productivité et au niveau de la performance globale de l’entreprise. L’environnement y trouve aussi son compte. Interview avec Mohamed Fateh BEL HADJ ALI, Executive Partner d’ArchiveYourDocs®, leader de la dématérialisation et de la gestion électronique des documents en Tunisie.

 

Quelles sont les besoins auxquels répond ArchiveYourDocs®?

 

ArchiveYourDocs® répond à un besoin extrêmement simple : l’efficacité de l’entreprise ou de l’organisation en général. Cette efficacité passe par la réduction du temps de réaction en fournissant les moyens nécessaires afin de permettre une circulation de l’information d’une manière fluide et sécurisée au sein de l’entreprise ou de l’organisation grâce aux technologies de dématérialisation. L’enjeu est donc de transformer les documents papiers en information électronique plus accessible et plus sécurisée. Cette digitalisation permet aussi d’aligner la gestion des documents engageants avec la stratégie de l’entreprise et son Système d’Information. Plus concrètement, une information électronique, on peut la trouver très facilement, la rendre à disposition dans une chaîne décisionnelle, la partager avec ses collaborateurs ou partenaires et la traiter à souhait.

 

 

ArchiveYourDocs® répond également à un besoin de bonne gouvernance du document qui implique sa préservation, la préservation de sa valeur probante et la possibilité de le rendre accessible aux différentes partenaires de l’entreprise (exemples : client, fournisseur) ou de l’administration (exemples : citoyen, autre administration).

 

Quels sont les enjeux de la gestion électronique des documents pour l’entreprise aujourd’hui?

 

Nous sommes aujourd’hui on est devant un constat simple : les documents circulent aujourd’hui sous une forme totalement physique. Prenons l’exemple des dossiers des crédits bancaires qui circulent aujourd’hui sous une forme physique, ce qui augmente le risque de perte ou d’altération de ces documents. L’enjeu est donc de piloter sa circulation sous forme numérique au sein de l’entreprise et d’intégrer ce flux dans les processus internes de cette dernière. Aujourd’hui, maîtriser les flux documentaires d’entreprise et dématérialiser ses processus métiers n’est plus un luxe. La fidélisation des fournisseurs ou des clients passe aujourd’hui par la réduction du temps de réponse à leurs demandes. Pour reprendre l’exemple du crédit bancaire, une banque doit être en mesure d’informer ses clients sur l’avancement de leurs demandes respectives en temps réel. Pour le savoir et pouvoir le dire aux clients, il faut des outils modernes qui permettent d’embarquer le document dans un flux de traitement électronique qui est capable de remonter les informations recherchées. C’est ce que nous faisons depuis des années à ArchiveYourDocs® et nous sommes très heureux de voir l’apport que ça donne à nos clients en termes de performance et de maîtrise de l’information.

 

Que couvre la chaine de dématérialisation des documents?

 

La chaine commence dès la production du document quand il est interne ou sa réception quand il est de source externe. Dans beaucoup de cas, on n’a plus besoin d’imprimer ce document. Aujourd’hui, des outils permettent de le rendre accessible directement sous format numérique. Lorsqu’une entreprise reçoit un fax, il n’est plus besoin aujourd’hui de l’imprimer et d’en faire des photocopies. Une fois intégré dans le système de gestion électronique de document, la direction sera mesure de l’annoter et de le dispatcher instantanément aux collaborateurs concernés sans avoir à l’imprimer. Aujourd’hui, on a envie de lire ses fax et son courrier en général même quand on est en mobilité. La dématérialisation permet également de dégager une bonne image de l’entreprise.

 

Une fois ce document traité, il est bien archivé dans le coffre-fort électronique de l’entreprise, ainsi que l’historique complet relatif à sa circulation, consultation et aux décisions prises à chaque étape.

 

Mais ce n’est qu’un exemple et les applications sont diverses et variées. Nous pouvons citer aussi tous les documents engageants d’une entreprise, et surtout ceux faisant l’objet d’un processus de traitement ou d’une consultation fréquente. Ainsi, la présence physique du document devient un détail. Il y a aussi toutes les demandes faites par le citoyen à l’administration qui peuvent se transformer complètement grâce à ces solutions. Il n’y a plus le besoin de se déplacer pour se renseigner sur l’avancement de son dossier, ce qui arrange bien évidemment le citoyen, mais aussi l’administration pour atténuer l’encombrement sur ses espaces d’accueil et pouvoir consacrer plus de temps aux demandes spécifiques et à la relation avec le citoyen.

Nous avons d’excellentes success stories dans ce sens en Tunisie qu’il faudra renforcer et généraliser.

 

Ceci dit, l’innovation est la clé de réussite dans notre secteur d’activité où la façon de travailler évolue très rapidement. Nous disposons à ce titre d’une importante équipe R&D dédiée au suivi de ces tendances, à la conception et la mise en œuvre de solutions avant-gardistes permettant à nos clients de bénéficier de produits conçus et développés spécialement pour s’adapter à leur évolutions.

 

L’environnement sort également gagnant aussi bien que l’entreprise?

 

En effet, l’économie de papier est substantielle. Imaginez si toutes les entreprises et les administrations ne feraient plus de photocopies des documents qu’elles reçoivent ou des notes qu’ils partagent avec leurs représentations régionales et locales. L’enjeux écologique est bien réel et implique une plus-value d’intérêt public et sociétal.

 

Où sont vos clients actuels et potentiels?

 

Nous opérons essentiellement en Tunisie et en Afrique francophone. Nous avons également des clients Européens. Ils sont répartis entre organismes publics et entreprises privées et sur les différents secteurs d’activités. En Afrique, nous assistons par exemple L’Organisation des Nations Unis (ONU) au Burundi à numériser ses documents et les rendre accessibles sur le Cloud. Sur ce même sujet, notre savoir-faire est d’une utilité primordiale particulièrement en Afrique subsaharienne car en cas d’instabilité sécuritaire ou de vide politique, les documents cruciaux des Etats ou des institutions sont bien préservés.

 

Mot de la fin ?

 

Je voudrais remercier tous les collaborateurs d’ArchiveYourDocs® pour la qualité de leur engagement et l’excellent esprit d’entreprise qu’ils portent. Je remercie aussi tous nos clients et partenaires pour leur confiance et pour la qualité de notre relation.

 

 

Interview Conduite par

Hatem Toulgui

 


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